Kurumsal e-posta; şirket domain adresine bağlı oluşturulan şirket mail hesabıdır. İş yerleri için statü, fiziki olduğu kadar dijital dünyada da önemlidir. Faaliyet sürdüren firmaların bir alan adıyla beraber web sitelerinin ve buna bağlı mail adreslerinin olması son derece önemlidir.
Gelişen teknoloji ve artan e-ticaret, şirketlerin dijital platformda da varlık göstermesini gerekli kılar. Yapılan işi ve markayı doğru şekilde yansıtan domain (alan adı), işe veya faaliyetlere uygun şekilde hazırlanmış web sitesi ve alan adına bağlı mail adresi internet ortamında hem güven oluşturur hem de statü belirler.
Bireysel olarak kullanılan ücretsiz e-postaları iş amaçlı kullanmak, iş yerinin statüsünü zedeleyebilir. Alan adına bağlı e-postalar daha etkili ve güvenilir görülür.
Kurumsal ve Kişisel E-posta Arasındaki Farklar Nelerdir?
Hem iş hem de kurumsal e-posta’lar çevrimiçi iletişim için kullanılır. Bununla birlikte, kurumsal e-posta birkaç farklı özelliği ile kişisel e-posta’dan ayrılır:
1. Benzersiz alan adı
Çoğu kişisel e-posta adresi, e-posta sağlayıcısının alan adına sahiptir. Örneğin, Outlook aracılığıyla bir e-posta adresi oluşturduysanız, kullanıcı adınızdan sonra @outlook.com gelir. Fakat kurumsal e-posta adreslerinde, @outlook yerine işletmenin alan adı kullanılır.
2. Daha düzgün ve profesyonel görünüm
Gmail, Hotmail, Yahoo vb. ücretsiz e-posta servis sağlayıcıları aracılığıyla e-posta adresi kaydeden çok sayıda insan olduğundan, benzersiz bir kullanıcı adı bulmak zor olabilir. Fakat çoğu şirkette kullanıcı adı çalışanların yalnızca kendi adlarını veya soyadlarını içerir. Bu da sizi daha profesyonel gösterecek istediğiniz e-posta adresini alabileceğiniz anlamına gelir.
3. Maliyet
Çoğu ücretsiz e-posta servis sağlayıcısı, yapabileceklerinizi ciddi şekilde kısıtlar. Fakat kurumsal e-posta servis sağlayıcılara genellikle ödeme yaptığınız için böyle sorunlarla karşılaşmazsınız. Ücretsiz bir iş e-posta’sı kaydetmek mümkün olsa da, çoğu şirket premium veya ücretli bir sürümü tercih eder.
Neden Kurumsal Bir E-posta’ya Sahip Olmalısınız?
1. Markalaşma fırsatı
Alan adınız, şirketinizin markasının ayrılmaz bir parçasıdır. Bu nedenle, her iletişiminizde marka adınızı mümkün olduğunca kullanma fırsatını değerlendirmeniz gerekir. Sizden veya çalışanlarınızdan bir şirket e-posta’sı aracılığıyla gönderilen her e-posta, markanızı tanıtmak için bir fırsattır.
2. Daha yüksek koruma
Bir bilgisayar korsanının kurumsal bir e-posta hesabına erişerek vereceği zarar çok büyüktür. Bu nedenle birçok kurumsal e-posta sağlayıcısı, çalışanların izlemesi gereken parola türleri ve kimlik doğrulama protokolleri ile ilgili katı güvenlik politikaları belirlemenize izin verir.
3. Daha fazla depolama kapasitesi
Çalışanların aldığı günlük e-posta sayısı, kişisel kullanım için e-posta kullanan birinden çok daha fazladır. Bu nedenle, kurumsal bir e-posta’da depolama ihtiyacı daha yüksektir. Ek depolama alanı miktarı, e-posta sağlayıcısına ve hizmet paketine bağlı olarak değişir, ancak neredeyse her zaman Gmail gibi ücretsiz e-posta hizmetlerinin sağladığından daha fazladır.
4. Spam filtrelerinden geçme
Hala tüm şirketler tarafından kabul görmese de, DMARC giderek daha fazla şirket tarafından benimsenmektedir. Bu, şirket e-posta’sı yerine kişisel e-posta’nızdan e-posta gönderirseniz, alıcının spam klasörüne düşme ihtimalinin daha yüksek olduğu anlamına gelir.
5. Daha iyi kayıt tutma
Çoğu kurumsal e-posta sağlayıcısı, ana hesap sahibinin şirket alan adından gönderilen iletişimleri arşivlemesine izin verir. Bu da, daha fazla hesap verebilirlik sağlar.
6. Kolay ölçeklenebilirlik
Eğer Gmail gibi ücretsiz bir e-posta sağlayıcı kullanıyorsanız, şirketiniz büyüdükçe yeni çalışanlar için yeni kişisel e-posta’lar oluşturmak bir kabusa dönüşebilir. Fakat kurumsal e-posta servis sağlayıcıları tüm kullanıcılarınız adına e-posta hesapları açmanıza izin verir.
7. Doğrulama
Çoğu kişi, iş ile ilgili bir e-posta aldığında, gönderen kişinin mail’ine bakarak bu e-posta’yı hangi şirketten aldığını kontrol eder. Bu yüzden, potansiyel bir müşteriye e-posta gönderirken isim.soyad@gmail.com gibi bir adresten ziyade şirketinizin adının bulunduğu bir e-posta adresinden gönderim yapmanız gerekir. Bu şekilde alıcı sizin hangi markayı temsil ettiğinizi daha net şekilde anlayacaktır.
Kurumsal E-Posta Sahibi Olmak İçin Neler Yapılabilir?
Kurumsal e-posta sahibi olmadan önce, yaptığınız işi internet ortamında en iyi şekilde yansıtacak bir alan adı almanız gerekir. Alan adı aldıktan sonra hosting hizmeti veren şirketlerden hosting servisi alabilirsiniz. Hosting servisleri belirli sayıda e-posta hesabı oluşturulmasına izin verir.
Satın alma işlemi sırasında, ihtiyaç duyabileceğiniz sayıdaki mail adresini belirlerseniz, ihtiyacınızı karşılayacak bir web hosting satın alabilirsiniz. Bu işlemi tamamlamak, şirketinize dijital platformlarda itibar kazandırır. Firmanızın, “yapılan işi önemseyen ve işinin arkasında duran” bir kimliğe sahip olmasını sağlar. “.com” uzantılı alan adını almak için herhangi bir belgeye ihtiyaç duyulmaz fakat “.com.tr”, “.net.tr” veya “.org.tr” uzantılı alan adları için Ticaret Sicil Gazetesi beyanı ve şirket kaşesi gerekir.
Kurumsal E-Posta Hakkında Bilinmesi Gerekenler
Yukarıda vermiş olduğumuz bilgiler kurumsal e-posta ile ilgili pek çok konuyu açıklığa kavuşturuyor. Pek çok avantajı beraberinde getiren kurumsal mail ile ilgili olarak bilinmesi gereken ek bilgiler ise şu şekilde:
- Title değişikliği ya da başka değişiklikler nedeniyle kurumsal e-posta adresini değiştirmek isterseniz, kolay bir şekilde eskisini silip yenisini ekleyebilirsiniz.
- Adres defteri, dosya ya da ajanda paylaşımlarını şirketinizde bulunan tüm kurumsal e-posta sahipleri ile anlık olarak paylaşabilirsiniz. Bu da çalışma hayatını kolaylaştırır, tüm ekibin koordine ve uyumlu bir şekilde çalışmasını sağlar.
- Dilerseniz birden fazla kurumsal mail adresi satın alabilirsiniz.
